Mô tả cho vị trí thư ký
Mục tiêu công việc:
Nâng cao hiệu quả bằng cách hỗ trợ quản lý thông tin
Nhiệm vụ:
* Chuẩn bị và cung cấp thông tin bằng cách đánh máy, định dạng, nhập liệu, chỉnh sửa, truy xuất, sao chép và gửi đi văn bản, dữ liệu và hình ảnh.
* Tổ chức công việc bằng cách đọc và chuyển thư từ; thu thập thông tin; thực hiện các cuộc liên lạc viễn thông.
* Duy trì thời gian biểu của bộ phận bằng cách duy trì lịch làm việc cho nhân sự trong phòng; sắp xếp cuộc họp, hội nghị, hội nghị từ xa và du lịch.
* Đáp ứng các yêu cầu bằng cách tiếp đón khách trực tiếp hoặc qua điện thoại; giải đáp thắc mắc hoặc chuyển cho người có liên quan
* Giữ kín thông tin khách hàng và bảo vệ tổ chức bằng cách bảo mật thông tin.
* Chuẩn bị báo cáo bằng cách thu thập thông tin.
* Duy trì kho hàng văn phòng phẩm bằng cách kiểm tra kho để xác định lượng hàng tồn; dự báo nhu cầu; đặt hàng; xác minh việc nhận hàng.
* Đảm bảo sự vận hành của thiết bị bằng cách tuân theo hướng dẫn của nhà sản xuất và các thủ tục đã được thiết lập.
* Đảm bảo an toàn cho thông tin bằng cách tạo bản sao lưu trữ đầy đủ cơ sở dữ liệu.
* Hỗ trợ việc tham khảo tài liệu cũ bằng cách sử dụng hệ thống lưu tập tin và truy xuất thông tin.
* Cập nhật kiến thức chuyên môn bằng cách tham dự các đợt tập huấn; đọc sách báo chuyên ngành.
* Đóng góp cho nỗ lực của nhóm bằng cách đạt được những kết quả theo yêu cầu.